Waterschap Vallei en Veluwe & Absoluta

Tom Vinken (sales manager) en Thomas van Els (corporate accountmanager) van Absoluta blikken terug op drie jaar samenwerking met Berrie Vriezenga (beleidsadviseur inkoop) en Wilko van den Berg (teamleider facilitair) van het Waterschap.

Wat doet waterschap Vallei en Veluwe?
Het waterschap zorgt voor droge voeten, schoon water en voldoende water. Dat doen ze bijvoorbeeld door het grondwater op peil te houden met gemalen en stuwen, de dijken te beheren en water af te voeren als er veel regen valt. Op de rioolwaterzuiveringen wordt het rioolwater schoongemaakt voordat het weer terug de natuur ingaat. Waterschap Vallei en Veluwe zet in op hergebruik van grondstoffen uit afvalwater en op productie van energie uit zon, wind en water. De ambitie van het waterschap is om in 2020 volledig energieneutraal te zijn en in 2050 volledig circulair. Daarnaast zet het waterschap zich in voor klimaatadaptatie. Zo draagt het waterschap bij aan een gezonde leefomgeving die bestand is tegen klimaatverandering.

Bij Waterschap Vallei en Veluwe werken zo’n 490 mensen plus 130 ZZP’ers. Deze werknemers zijn verdeeld over het hoofdkantoor in Apeldoorn, zestien zuiveringen en vier steunpunten. Dat is een behoorlijk aantal werknemers.

Het was een allegaartje
Voorheen had Waterschap Vallei en Veluwe tientallen verschillende leveranciers die voor lunch en catering zorgden. Er was geen standaard in wat er werd besteld of voor welk bedrag. ‘Het was een allegaartje,’ vertelt Berrie Vriezenga. ‘De ene factuur voor een lunch was € 6,75 en de andere bedroeg soms € 21. Sommige mensen waren op locatie luxe lunches gewend met zalm en paling, en kregen op het hoofdkantoor ineens een broodje kaas. Uniformiteit was dus ver te zoeken.’

Wens: uniformiteit
In die tijd kreeg Wilko van den Berg hele lijsten met facturen. ‘Daarin ging veel tijd zitten: van het bestellen, de inkooporder invoeren tot de factuur verwerken.’ Bij het Waterschap was de wens dan ook: uniformiteit in de bestellingen en in de facturering.

Via een collega hoorde Berrie Vriezenga over het platform Absoluta. ‘Als ik zelf die uniformiteit wilde organiseren, dan moest ik zo’n twintig leveranciers gaan contracteren. Dat zou me te veel tijd kosten. Daarom leek mij een samenwerking met Absoluta een goede oplossing,’ aldus Vriezenga.

Hoe ziet zo’n verandering eruit?

Hoe heeft het Waterschap deze overgang naar het bestelsysteem van Absoluta intern gecommuniceerd? Berrie Vriezenga: ‘voor die mededeling hebben we de personen die veel bestellingen doen bij elkaar geroepen. Vaak zijn dat de (directie)secretaresses en mensen van de servicedesk.’

‘Zo’n nieuw systeem moet je in één keer implementeren om succesvol te zijn en je dient klaar te staan voor onverhoopte vragen/opmerkingen of problemen zodat je die meteen op kan lossen. Men heeft als het gaat om facilitaire zaken vaak moeite om verandering te accepteren. Door goed samen te werken en een strak implementatieplan werd het nieuwe platform snel omarmd. Het werkte meteen goed!’

‘Veranderingen in de facilitaire producten en diensten liggen soms gevoelig. Of het om de bedrijfskleding gaat, auto’s, koffie of de catering,’ zegt Wilko van den Berg. ‘Bij de overgang naar Absoluta zijn er de eigenlijk geen noemenswaardige problemen geweest. Het platform is snel en vrij geruisloos geïmplementeerd. Het implementatietraject werd goed begeleid door Absoluta, zij hebben ons geholpen om de interne communicatie te verzorgen. Vanaf het begin was er sprake van een goede samenwerking.’

Snel schakelen met de servicedesk
‘Al onze klanten bepalen zelf wie ons platform gebruikt,’ legt Tom Vinken van Absoluta uit. ‘Bij het ene bedrijf mag iedereen inloggen, bij het andere bedrijf, zoals het Waterschap, gaat de orderstroom naar één servicedesk. Het fijne van een servicedesk is dat je met een klein team schakelt. De lijntjes zijn kort en we hebben veel persoonlijk contact. Maar goed, beide opties hebben zijn voors en tegens. We gaan samen met de klant op zoek naar de beste werkwijze zodat deze optimaal aansluit bij alle wensen en behoeften. Dát is de kracht van Absoluta. Onze doelstelling is om het platform en de bijbehorende dienstverlening te laten integreren in de normale bedrijfsprocessen van een organisatie.

Over Absoluta

Wij bieden de slimste oplossing voor het bestellen van food, flowers & gifts bij (lokale) leveranciers. Ons innovatieve bestelplatform  verbetert het inkoopproces, ontzorgt  medewerkers en reduceert de spend van jouw organisatie. Wij  profileren actief gezonde, ambachtelijke, duurzame, en sociale lokale helden op ons  platform zodat we samen bijdragen aan een betekenisvolle samenleving.